une Chargée d’Accueil et de secrétariat

TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR)
1. Contexte et justification
Harry Horatio Consulting International (2HCI), est une entreprise spécialisée dans les réalisations d’études, le conseil, la formations, l’assistance technique et l’accompagnement des projets au profit des institutions publiques, des organisations de développement, des entreprises privées et des partenaires techniques et financiers. Dans le cadre du développement de ses activités et de la diversification de ses interventions, 2HCI reçoit régulièrement des clients, consultants, partenaires et visiteurs nécessitant un accueil professionnel et une prise en charge efficace.
Afin de renforcer son organisation interne, d’améliorer la qualité de l’accueil et d’assurer une gestion efficace des communications et des tâches courantes, 2HCI souhaite recruter une Chargée d’Accueil. Ce poste contribuera à renforcer l’image professionnelle de sa structure, à faciliter les échanges avec les parties prenantes et à soutenir le bon fonctionnement des activités administratives et opérationnelles.
2. Objectif du poste
Assurer un accueil professionnel et de qualité des visiteurs, partenaires et clients du cabinet, tout en apportant un appui administratif et organisationnel efficace aux différentes activités de l’entreprise.
3. Missions principales
Sous l’autorité de la Direction Générale, la Chargée d’Accueil et de Secrétariat sera chargée de :
3.1. Accueil et relations publiques
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
• Orienter les visiteurs vers les interlocuteurs concernés ;
• Fournir les informations de premier niveau sur les activités de l’entreprise ;
• Veiller à la qualité de l’image et de la présentation de l’espace d’accueil ;
• Gérer les prises de rendez-vous et l’agenda de la Direction ;
• Assurer le suivi des appels entrants et sortants.
3.2. Secrétariat administratif
• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les documents administratifs ;
• Assurer l’enregistrement, le traitement et l’archivage des documents physiques et numériques ;
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant ;
• Assurer la gestion documentaire ;
• Mettre à jour les bases de données administratives.
3.3. Appui organisationnel
• Participer à l’organisation logistique des réunions, ateliers, formations et missions ;
• Préparer les salles de réunion et les supports administratifs nécessaires ;
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement ;
• Contribuer à la gestion des archives de la structure ;
• Appuyer les responsables dans la préparation administrative des dossiers de projets.
3.4. Gestion de l’information et confidentialité
• Garantir la confidentialité des informations traitées ;
• Veiller à la bonne circulation des informations au sein du cabinet ;
• Assurer la conservation sécurisée des documents administratifs et stratégiques.
6. Qualités personnelles recherchées
La candidate devra faire preuve de :
• Présentation soignée et professionnelle ;
• Excellente courtoisie et sens de l’accueil ;
• Respect et discrétion professionnelle ;
• Ponctualité et assiduité ;
• Sens élevé de l’organisation ;
• Rigueur dans le traitement des dossiers ;
• Dynamisme et réactivité ;
• Bonne moralité ;
• Esprit d’initiative ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Disponibilité et sens du service ;
• Respect de la hiérarchie et des procédures internes ;
• Esprit d’équipe et bonnes relations interpersonnelles.
7. Conditions de travail
• Lieu d'affectation : Siège de 2HCI ;
• Type de contrat : CDD avec possibilité d’évolution vers un CDI selon les performances
• Période d’essai : Conformément à la législation du travail en vigueur ;
• Disponibilité : Immédiate

Profil du poste

Profil recherché
Niveau de formation
• Bac +2/3 minimum en Secrétariat, Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Communication, linguistique ou tout autre domaine équivalent.
Expérience professionnelle
• Une expérience d’au moins un (02) ans à un poste similaire serait un atout ;
5. Compétences techniques requises
La candidate doit :
• Maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Maîtriser la navigation Internet et les outils de communication électronique ;
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles en français ;
• Avoir une bonne expression orale et écrite ;
• Savoir gérer les appels téléphoniques et les agendas ;
• Être capable de classer et archiver efficacement les documents ;
• Avoir une connaissance de base des techniques d’accueil et de secrétariat.

Dossiers de candidature

8. Dossier de candidature
Les candidates intéressées devront fournir :
• Une lettre de motivation adressée au Directeur Général ;
• Un curriculum vitae détaillé et actualisé ;
• Une copie de la pièce d’identité ;
• Les copies des diplômes et attestations ;
• Les attestations ou certificats de travail (si disponibles) ;
• Une photo d’identité récente.
10. Date de prise de fonction
La date limite pour le dépôt des dossiers est fixé au 30.06.2026 recrutement@2hci.ci