ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE

Les responsabilités de l'assistante sont résumées ci-après:
I. GESTION ADMINISTRATIVE ET RESPECT DES PROCEDURES
 Gérer l'accueil et le planning du personnel du bureau d’ Abidjan (appels téléphoniques, visiteurs
 Assurer le respect des règles de fonctionnement du bureau y compris le respect des procédures d'achat ; alerter la Direction en cas de non-respect des règles ;
 Gérer les correspondance administratives et effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, ouverture et affectation du courrier, traitement des mails (réponse, transfert aux personnes concernées, classement et archivage de courrier et autres documents) ;
 Assurer la circulation de l'information entre les différents sites de l’organisation ;
 Servir de point focal pour le suivi de l’outil électronique de gestion des congés et des missions ;
 Rédiger les projets de notes internes et de lettres administratives notamment dans le cadre des interactions avec les Ministères des Affaires Etrangères et de la santé ;
 Établir ou mettre à jour les bases de données existantes des contacts du Bureau Régional ;
 Faire le suivi mensuel des stocks (produits, fournitures de bureau...) et gérer les achats ;
 Identifier et partager des outils et bonnes pratiques de gestion administrative et informatiques.
II. APPUI A LA GESTION DE PROJET
 Préparer et organiser les rencontres techniques et formations: agenda, convocation, préparation des kits participants, gestion logistique (salle, hébergement, déplacements, etc…) ; élaboration des comptes-rendus de réunions et suivi des points d’action ;
 Préparer et Organiser les missions terrain dans le respect des procédures : documentation (ordre de mission, lettre d’invitation, visas, etc..) des missions, gestion des déplacements et hébergements ;
 Assister les gestionnaires de projets et service de comptabilité dans leurs tâches administratives ;
 Effectuer la recherche de pro forma fournisseurs ;
 Aider les autres bureaux de l’organisation à gérer les missions du personnels en déplacement à Abidjan ;
 Participer à la communication projet et institutionnelle.

Profil du poste

Ce poste requiert les aptitudes et les compétences suivantes : Adaptabilité, Dynamisme, Bon relationnel, Disponibilité, Autonomie, Polyvalence, Discrétion, Prise d’initiative et Rigueur Langue : bilingue Anglais-français

Dossiers de candidature

Candidatures (CV et lettre) à envoyer à: recrutement@aamp.org objet: ASST_AAMPBR_2026.
Date limite : 15 juin 2026.