ASSISTANT (E) ARCHIVISTE

OBJECTIF DU POSTE :
L’Assistant(e) Archiviste participe à l’amélioration du Système d’archivage de Save the Children Cote d’Ivoire Bureau Pays dans sa zone d’intervention. A cet effet, il apportera un appui majeur dans l’archivage physique et la numérisation des documents essentiels de Save the Children en Côte d’Ivoire.
Dans le cas d’une crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra travailler à l’extérieur du profil normal du rôle et de pouvoir varier les heures de travail en conséquence.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :
Stratégie et planification
• Contribuer à l’archivage physique des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet;
• Contribuer à la numérisation des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet;
• Travaille avec le staff Finance pour une compréhension commune de l’objectif du système d’archivage ;
• Apporter un appui aux staffs dans la recherche des documents en interne et lors des audits ;
• Orienter les auditeurs au cours des différents audits ;
• Apporter un appui aux partenaires de Save the Children pour améliorer leur système d’archivage ;
• Faire des versements mensuels des documents pour leur archivage auprès des services producteurs ;
• Procéder à l’analyse, tri et classement des documents à archiver ;
• Classer les documents selon le cadre de classement préétabli ;
• Ranger les documents sur les rayonnages en suivant l’ordre de rangement pour faciliter les recherches ;
• Effectuer les mises à jour régulières du tableau de gestion des archives ;
• Assister les staffs dans le rangement et l’organisation de leurs archives au sein de leurs bureaux ;
• Renforcer la capacité des staffs sur le préarchivage des documents ;
• Faire le suivi régulier des documents lors des audits ou pendant les consultations en interne ;
• Assurer la sécurité et l’intégrité du fonds documentaire mis à sa disposition dans la salle d’archives ;
• Maintenir le répertoire des archives à jour ;
• Fournir une assistance aux staffs en matière d’archivage dans leurs bureaux ;
• Assure l’entretien du scanner de numérisation mis à sa disposition ;
• Assurer une meilleure conservation et adaptée des documents archivés ;
• Assurer les conditions optimales de conservation des documents aux normes conventionnelles ;
• Faire des propositions en vue d’améliorer le système d’archivage existant ;
• Effectuer toute autre tâche en lien avec son domaine.
Politiques et procédures :
• II/elle s’engage à respecter les règles de sauvegarde de l'enfant ;
• II/elle s’engage à respecter les procédures de SCI ;
• II/elle veille au respect de la politique de SCI pour lutter contre la fraude ;
• II/elle contribue au respect des engagements pris auprès de SCI.
RESPONSABILITES SAFEGUARDING :
• Dénoncer tous les cas d’abus interne et externe
• Connaitre la politique Safeguarding et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, employés, partenaires, bénéficiaires, etc.)
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal
• Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de Safeguarding
• Connaitre et respecter les procédures locales
• Veillez au bien-être de l’enfant, de l’employé, des partenaires, des bénéficiaires, et des communautés
• Assurer un environnement sain au service de tous (enfants, partenaires, bénéficiaires, employés etc.)
RESPONSABILITÉS ANTI-FRAUDE
• Connaître et s’approprier la politique de lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin
• S’assurer de participer aux inductions, activités et refresher sur la lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin
• Être un exemple pour les autres en matière de lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin,
• S’assurer d’être un vecteur de propagation de bonnes pratiques en matière de lutte contre la fraude, de corruption et de pots de vin au sein du bureau pays
• Dénoncer immédiatement les cas de fraude dont vous avez connaissance directement ou indirectement.

Profil du poste

QUALIFICATIONS
• Avoir un Diplôme universitaire BAC+2/3 en Sciences de l’Information Documentaire Option Archivistique ou équivalent.
• Comprendre le rôle d’Archiviste dans les programmes humanitaires et de développement.
EXIGENCE DU POSTE
La nationalité ivoirienne est requise.
EXPERIENCES et COMPETENCES :
Essentielles
• Minimum 01 à 03 ans d’expériences en archivistique
• Excellentes compétences organisationnelles et méthodiques
• Parlant, écrivant et lisant le français très couramment
• Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels comme Word, Excel, Powerpoint, Win Isis…
• 01 à 03 ans d’expériences en archivistique
• La connaissance de l’anglais serait un atout
• Parlant, écrivant et lisant le français très couramment. ;
• Capacité d’analyse
• Capacité reconnue à prioriser les tâches
• Capacité de synthèse écrite et orale
• Flexible
Désirables
• Connaissance en Droits de l'Enfant
• Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels

Dossiers de candidature

COMMENT POSTULER:
Merci de postuler en envoyant votre CV et votre lettre de motivation, en y mentionnant votre prétention salariale pour ce poste via le lien ci-dessus.
Candidature Interne : View the internal job posting
Candidature Externe : View the external job posting
Date de clôture : 28/06/2026