Description du poste

DESCRIPTION DU POSTE :

Sous la supervision de la Direction, vous aurez à effectuer les tâches suivantes :
· Assurer l’accueil des appels téléphoniques entrants;
· Assurer et garantir un accueil téléphonique de qualité, pour les publics externes;
· Analyser la demande et orienter soit vers la personne recherchée, soit vers une structure ou un service compétent en veillant à respecter les consignes propres à l’établissement (filtrage, identification de l’appelant, qualification de l’appel…);
· Assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel;
· Appliquer et veiller au respect des consignes d'écoute, de disponibilité, de courtoisie, de bonne tenue et d'accompagnement des interlocuteurs dans le traitement des demandes;
· Contribuer à l’organisation des réunions de la Direction;
· Assurer la bonne organisation matérielle et logistique lors de la mise en place des réunions/séminaires tant internes qu’externes;
· Assurer la gestion administrative de la documentation accessible aux visiteurs (documents de présentation de l'entreprise et les offres de services...)
· Contribuer à l’accueil des visiteurs se présentant dans l'entreprise.
· Tenir à jour les agendas de rendez-vous ou de réunions si nécessaire.

Gestion des achats :
· Identifier les besoins en fournitures et équipements (bureautique, consommables, etc.).
· Demander, collecter et comparer les devis auprès des fournisseurs.
· Passer les commandes validées par la hiérarchie.
· Suivre les livraisons et vérifier la conformité des produits reçus.
· Mettre à jour la base des fournisseurs.
· Assurer le classement et l’archivage des documents d’achats.

Profil du poste

Compétences requises :
Savoir-faire :
· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).
· Bonne expression orale et écrite.
· Connaissances de base en gestion des achats.
· Sens de l’organisation et respect des délais.
Savoir-être :
· Sens de l’accueil et de la courtoisie.
· Discrétion et confidentialité.
· Rigueur, autonomie et polyvalence.
· Bonne présentation et esprit d’équipe.
4. Profil recherché :
· Niveau Bac à Bac+2 en assistanat de direction, gestion ou logistique.
· Expérience souhaitée de 1 à 2 ans à un poste similaire.

Dossiers de candidature

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